Temat używania samochodów służbowych w firmie pozostaje ważny w zasadzie niezmiennie, także w kontekście podatkowym, szczególnie w zakresie odpowiedniego przygotowania regulaminu używania samochodów służbowych czy inaczej: polityki „flotowej”. Właściwa konstrukcja takiego dokumentu jest szczególnie istotna, ponieważ sposób wykorzystywania samochodów służbowych wiąże się z szeregiem konsekwencji podatkowych. W Internecie można znaleźć wiele gotowych do pobrania regulaminów „flotowych”, ale czy szablonowy, ujednolicony dokument sprawdzi się u każdego podatnika (płatnika), w szczególności jeśli chodzi o pomoc w zapewnieniu prawa do odliczenia 100% VAT lub prawidłowego rozliczenia PIT pracowników korzystających z pojazdów?
Udostępnij wpis:
Aspektów, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia regulaminu używania samochodów służbowych jest wiele (w tym prawny, czy operacyjny), ale w tym wpisie koncentruję się na aspektach podatkowych takiego regulaminu.
Dlaczego odpowiednio sformułowany regulamin używania aut służbowych jest taki ważny?
Odpowiednie uregulowanie zasad korzystania z aut służbowych jest ważne dlatego, że ma ono realny wpływ na rozliczenia podatkowe, a więc ma konkretny wymiar finansowy.
W podatku VAT sposób używania samochodów i odpowiednie jego udokumentowanie mają wpływ na zakres prawa do odliczenia VAT naliczonego od wydatków związanych zarówno z zakupem, leasingiem, jak i eksploatacją pojazdów (odliczenie 50% lub 100% kwoty podatku naliczonego). Ustawodawca wprowadza domyślą regułę, według której w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (definiowanymi co do zasady jako pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony) podatek naliczony stanowi co do zasady 50% kwoty podatku wynikającej z faktury. Innymi słowy, w przypadku pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej 3,5 t (czyli zasadniczo samochodów osobowych) ustawodawca limituje odliczenie VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami do 50%. Mowa tu o wydatkach zarówno na zakup, import, wynajem, leasing, jak i wydatkach na bieżącą eksploatację (naprawy, części zamienne, paliwo).
Dopuszcza się pełne odliczenie podatku VAT od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, ale tylko w przypadku, gdy pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. Przyjmuje się, że pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej jeśli:
- ich konstrukcja zasadniczo wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że takie użycie byłoby nieistotne (w tym zakresie ustawodawca przewiduje cały katalog cech konstrukcyjnych, których posiadanie pozwala na spełnienie tej przesłanki, przy dodatkowych wymogach formalnych) lub
- „sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą” (art. 86a ust. 4 pkt 1 Ustawy VAT).
Nie chcąc wchodzić w szczegóły zasad dotyczących pełnego odliczenia VAT od wydatków na samochody zwracam jedynie uwagę, że w przypadku samochodów osobowych, które nie są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności z uwagi na swoją konstrukcję, lecz z uwagi na sposób wykorzystywania – konieczne jest uregulowanie tego sposobu wykorzystywania w regulaminie lub innym dokumencie wewnętrznym obowiązującym u podatnika. W takim przypadku dodatkowo konieczne jest również prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu – do kwestii tej również warto nawiązać w regulaminie używania samochodów służbowych.
W podatku dochodowym (PIT i CIT) również mamy pewne ograniczenia w zaliczaniu wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodami osobowymi do kosztów podatkowych, w zależności m. in. od sposobu ich wykorzystywania – ustawodawca nakazuje podatnikowi wyłączyć z kosztów podatkowych 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika (czyli np. celów osobistych pracowników, czy członków zarządu). Uznaje się przy tym, że auto jest wykorzystywane także do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jeśli podatnik nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu na podstawie przepisów Ustawy VAT (chyba że zgodnie z tymi przepisami nie musi jej prowadzić). Innymi słowy, dla udokumentowania faktu wykorzystywania samochodu wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą na potrzeby podatku dochodowego konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu, o której mowa w przepisach Ustawy VAT. Niewątpliwie jest to aspekt, który powinien być przy okazji uregulowany w wewnętrznych zasadach używania samochodów służbowych. Nie wspominam w tej części o podatnikach korzystających z tzw. estońskiego CIT – w ich przypadku sposób korzystania z samochodów w firmie ma niebagatelne znaczenie z punktu widzenia tzw. ukrytych zysków i ich opodatkowania.
Przechodząc z kolei do podatku PIT z perspektywy pracodawcy (płatnika), uznanie, że pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych nieodpłatnie powoduje konieczność doliczenia pracownikowi przychodu ze stosunku pracy z tego tytułu w kwocie 250 zł lub 400 zł miesięcznie, w zależności m. in. od mocy silnika wykorzystywanego pojazdu. Oceniając, czy w konkretnym przypadku mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem polegającym na korzystaniu z samochodu służbowego do celów prywatnych należy wziąć pod uwagę ogół okoliczności, w tym charakter pracy pracownika, czyli rodzaj wykonywanych zadań, a w celu udowodnienia określonego użytku samochodu nie bez znaczenia w tym przypadku będą również wewnętrzne uregulowania dotyczące zasad wykorzystywania samochodów służbowych u danego pracodawcy. Zatem również tego punktu widzenia odpowiednia konstrukcja regulaminu wykorzystywania samochodów służbowych wydaje się niezbędna.
Niewątpliwie brak regulaminu korzystania z osobowych samochodów służbowych w firmie, jeżeli takowe są w działalności wykorzystywane, będzie miał określone konsekwencje podatkowe. Przykładowo: możemy nie być w stanie wykazać wykluczenia użytku prywatnego pojazdów – o ile taki jest nasz cel – na potrzeby podatku VAT (chociaż oczywiście sam fakt posiadania regulaminu sam w sobie jeszcze nie zapewnia spełnienia tej przesłanki). Nie ma również obowiązku sporządzania czy zaopiniowania takiego regulaminu przez doradcę podatkowego, ale niewątpliwie przynajmniej skonsultowanie przygotowanego regulaminu z doradcą podatkowym jest jak najbardziej wskazane.
Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu regulaminu korzystania z samochodów służbowych z podatkowego punktu widzenia?
Poniższe zestawienie ma charakter subiektywny, ponieważ przepisy podatkowe nie wskazują na katalog obszarów, które regulamin korzystania z samochodów służbowych powinien regulować. Jest to lista kilku wybranych, moim zdaniem najistotniejszych zagadnień, które analizuję gdy tworzę lub weryfikuję regulamin używania samochodów służbowych, biorąc pod uwagę moje dotychczasowe doświadczenie z tą materią. W praktyce tych zagadnień może być mniej lub więcej, lub mogą one ulegać modyfikacji w zależności od potrzeb konkretnego podatnika. Nie sposób bowiem stworzyć jednego, uniwersalnego regulaminu, który będzie odpowiedni w przypadku wszystkich podatników. Stąd poniższą listę należy traktować raczej jako inspirację i katalog otwarty aspektów, które warto mieć na uwadze tworząc samemu zasady korzystania z aut służbowych. Powtórzę jeszcze raz: żadne gotowe zestawienie nie zastąpi indywidualnej oceny doradcy podatkowego.
- Jakie auta mamy we flocie pojazdów?
Czy w firmie w ogóle używamy samochodów, które znajdują się w zakresie szczególnego zainteresowania fiskusa, czyli pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t? Jeśli tak, wówczas zdecydowanie powinniśmy mieć na uwadze sposób, w jaki pojazdy te są wykorzystywane i związane z tym skutki podatkowe odnoszące się do wydatków związanych z tymi pojazdami. Jak wskazano powyżej, ustawodawca wprowadza w przepisach poszczególnych ustawach podatkowych ograniczenia co do np. zakresu prawa do odliczenia VAT czy rozpoznania kosztów podatkowych od wydatków na samochody osobowe. Jest to pierwszy krok do identyfikacji obowiązków i – co za tym idzie – potencjalnych obszarów, które należałoby opisać w regulaminie.
- Kto korzysta z samochodów służbowych, czyli identyfikacja grup osób korzystających z samochodów (pracownicy, zarząd)
Wyodrębnienie grup osób, które korzystają w firmie z samochodów służbowych pozwoli na odpowiednie zaprojektowanie zasad korzystania z aut dla każdej z nich odrębnie – zwykle bowiem charakter użytkowania pojazdów będzie inny w przypadku pracownika będącego przedstawicielem handlowym, a inny w przypadku członka zarządu spółki lub właściciela, który nierzadko korzysta z pojazdu także do celów prywatnych.
- Określenie celów wykorzystywania, czyli przede wszystkim: czy zezwala się pracownikom na korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych
Ten etap jest jednym najistotniejszych pod kątem podatkowym, ponieważ od decyzji co do tego, czy podatnik zezwala na korzystanie z samochodów służbowych do celów prywatnych, czy nie, będą pośrednio uzależnione określone skutki podatkowe; z drugiej strony jesteśmy wówczas w stanie dopasować szczegółowe rozwiązania w firmie do założonego celu – czyli np. szczegółowe określenie, do jakich celów pracownik lub członek zarządu może korzystać z samochodu, czyli czy ma w tym zakresie pełną swobodę co do użytku auta, czy np. może jedynie parkować samochód pod domem z uwagi na mobilny charakter pracy (np. przedstawiciel handlowy), czy może wprowadzamy całkowity zakaz korzystania z samochodów do celów innych niż służbowe – wszystkie te możliwości należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, a każda z nich wiąże się z określonymi skutkami podatkowymi.
- Czy ewentualny dozwolony użytek prywatny auta służbowego ma mieć charakter odpłatny czy nieodpłatny?
Ten punkt jest niejako konsekwencją punktu nr 3 i będzie wyrazem szeregu decyzji podjętych przez danego podatnika – skutki podatkowe każdej z tych decyzji będą inne.
- Czy z uwagi na typ pojazdów we flocie i charakter ich wykorzystywania jesteśmy zmuszeni prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów?
Jeżeli pojazdy są u podatnika wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to co do zasady zapewnienie odliczenia 100% kwoty VAT od wydatków na te samochody, jak również możliwość zaliczania do kosztów w podatku dochodowym 100% kwot tych wydatków wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu, która potwierdza wyłącznie służbowy charakter wykorzystania auta (wyłączając przypadki gdy odliczenie 100% przysługuje z uwagi na konstrukcję pojazdu). Kwestię tę zatem warto uwzględnić przy tworzeniu wewnętrznych zasad korzystania z pojazdów służbowych – być może warto zobowiązać użytkowników samochodów do prowadzenia takiej ewidencji w określonej, przyjętej u podatnika formie, ustalić minimalną częstotliwość wpisów do ewidencji, sposób zatwierdzania wpisów, ustanowienie osób upoważnionych do zatwierdzania ewidencji u podatnika etc.
- Zapewnienie nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu w obszarach mających wpływ na skutki podatkowe
Samo spisanie regulaminu i przysłowiowe włożenie go do szuflady nie przyniesie nam żadnej korzyści. Tworzenie dokumentów wewnętrznych w sytuacji gdy w żaden sposób nie zapewnia się ich egzekwowania poprzez wprowadzenie jakichkolwiek środków nadzoru raczej nie poprawia wiarygodności podatnika w oczach kontrolujących. Stąd warto zastanowić się nad, przykładowo, wyznaczeniem osoby odpowiedzialnej za weryfikowanie bieżącego wypełniania obowiązków określonych regulaminem lub wprowadzeniem mechanizmów pozwalających robić to systemowo, jeżeli istnieje możliwość użycia w tym celu rozwiązań dostarczanych przez systemy informatyczne.
Podsumowanie
Liczę, że powyższy tekst nie pozostawia złudzeń co do tego, że w przypadku każdego podatnika do analizy należy podejść indywidualnie, gdyż samych obszarów z zakresu podatków, których dotyczyć powinien regulamin floty samochodów w firmie jest wiele, nie wspominając o aspektach pozapodatkowych. Wątpię, aby gotowy wzór dokumentu pobrany z sieci odpowiadał potrzebie podatnika, u którego w działalności wykorzystuje się przynajmniej kilka samochodów służbowych. Warto zaangażować doradcę podatkowego w proces tworzenia polityki flotowej w firmie, chociażby tylko miał on zweryfikować dokument przygotowany we własnym zakresie, aby zwrócić uwagę na kluczowe zagadnienia i skutki podatkowe przyjętych rozwiązań. W wielu przypadkach pozwoli to na uniknięcie podstawowych błędów, co przełoży się na realne oszczędności.
